12.04.2022
In Unternehmen steigt die Anzahl und Dauer von Meetings mehr und mehr an. Grund ist zum einen die zunehmende organisatorische Komplexität, zum anderen die Corona-Pandemie. Darunter leidet die Effizienz der Meetings, was wiederum Auswirkungen auf die Motivation aller Beteiligter hat.
Neben der Zeitverschwendung haben schlecht geplante Meetings weitere negative Folgen für das Unternehmen.
Teilnehmerzahl und Dauer begrenzen
Besprechungen sind notwendig, damit alle auf demselben Stand sind beziehungsweise gemeinsam nach Lösungen suchen können. Es stellt sich allerdings die Frage, wer am jeweiligen Meeting teilnehmen muss. Meist gibt es zu viele Teilnehmer – auch aus Gründen der Absicherung –, was unter anderem dazu führt, dass breiter delegiert wird. Eine zu hohe Teilnehmerzahl führt außerdem zu vermehrten unnötigen Äußerungen und einem Zerfasern der Besprechung.
Besser ist es, die Teilnehmerzahl zu begrenzen. Bei Amazon verfolgt man dazu beispielsweise die Strategie des Two-Pizza-Team: Ein Meeting soll nicht mehr Teilnehmer haben als von zwei Pizzen satt werden – also ungefähr zehn. Auch sollte zuvor die Dauer der Besprechung festgelegt und strikt eingehalten werden. Idealerweise ist sie nicht länger als eine Stunde.
Meetings in richtige Bahnen lenken
Angestellte wie Chefs leiden gleichermaßen unter ineffizienten Meetings. Führungskräfte verbringen teilweise 80 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Das führt nicht nur dazu, dass die eigentliche Arbeit nicht getan wird, sondern kostet die Unternehmen auch sehr viel Geld. Hinzu kommen die psychologischen Folgen unfokussierter Meetings: Das Gefühl, seine Zeit zu verschwenden erzeugt entsprechend Frustration. Darunter leidet dann auch das Engagement der Mitarbeiter.
Neben der Begrenzung von Teilnehmerzahl und Zeit sollte daher das Meeting auch strukturiert werden. Zuvor festgelegte Ziele führen am Ende zu klaren Ergebnissen. Auch etwaige Aufgabenverteilungen sollten bis dahin eindeutig definiert sein. (tl)
